EN İLGİNÇ OFFICE (WORD, EXCEL) İPUÇLARI

Herkese merhabalar. Bugün bilgisayar kullanımını kolaylaştıracak bazı ipuçları ile karşınızdayım. Çoğumuz office yazılımlarını (Word, Excel gibi) sıklıkla iş yerlerimizde veya evlerimizde kullanıyoruz. Sizlerle paylaşacağım bu ipuçları birçok kişinin bilmediği veya bilip de pek kullanmadığı, kullanıldığında ise zaman kazandırıcı ve ilgi çekici olabilecek türde üstü tozlanmış, hak ettiği önemi görmeyen ipuçları olacak. (Çok mu iddialı oldu ne?) En önemlisi bu yayın, office belgeleriyle ilgili karşılaştığı sorunları çözmem konusunda benden yardım isteyen arkadaşlarımı yönlendirebileceğim bir yazı olacak. Ve benim iş yükümü de azaltacak. 😂😂😂 Hadi başlayalım ve görelim.

Bu yazımda ipuçlarını Word ve Excel'de kullanabileceğiniz ipuçları olarak sınıflandıracağım ancak bazı ipuçları birçok office uygulamalarında da kullanılabilir. Bunları kullandığınız diğer uygulamalarda denemenizin size ve bilgisayarınıza bir zararı olmayacaktır. Ummadık bir şeyle karşılaşırsanız gerçek hayatta olmayan Ctrl + Z tuş kombinasyonunu kullanarak, yapılan son işlemi geri alabilirsiniz. Olmadı belgenizi kaydetmeden çıkarsanız da bir şey kaybetmezsiniz. Ayrıca bu yazıyı okurken bilgisayarınızda Word ve Excel programlarını da açar ve verilen ipuçlarını uygulamayı denerseniz yazıdan etkili bir şekilde yararlanmış olursunuz.

EXCEL İPUÇLARI

1-HÜCRE ORTASINA ŞEKİL ÇİZMEK

Bir Excel hücresinin içerisinde bir köşeden bir köşeye çizgi çizmeniz veya bir şekil çizmeniz gerektiğinde, hücrenin boyutunun değişmesi halinde dahi çizginin veya şeklin de boyutunun buna göre değişmesini istiyorsanız bu ipucu tam size göre.

Ekle menüsünden Şekillere tıklayıp hücre içerisine çizmek istediğiniz şekli seçin. Şekli çizeceğiniz hücrenin üzerine gelin, klavyeden Alt tuşuna basın ve basılı tutun; şeklinizi çizin. Alt tuşuna basıp bu şekli çizince şekil bu hücreye yapıştırılır. Artık hücre bir yere taşınırsa ya da boyutu değişirse şeklin boyutları da otomatik olarak buna göre değişecektir. Şeklin biçim özelliklerini ayarlamak için şeklin üzerine çift tıklayın ve Biçim araç çubuğundan gerekli ayarları yapın.

2-HIZLI KOPYALAMA 

Bir hücrenin içeriğini bir alttaki hücreye kopyalamak istiyorsanız, alt hücreye gidip Ctrl + “ tuşlarına basın. 

3-BÜYÜK ALANLARI SEÇMEK

Veri kümesini seçmek için fareyi kullanmak ve imleci sürüklemekten çok daha hızlı yollar vardır. Seçmek istediğiniz ilk hücreyi tıklayın ve Ctrl + Shift tuşlarını basılı tutun, ardından aşağıdaki sütundaki tüm verileri almak için aşağı oka, yukarıdaki tüm verileri almak için yukarı oka veya her şeyi almak için sol veya sağ oka basın. A1 hücresi seçili iken Ctrl + Shift + End tuşlarını kullanırsanız sayfadaki tüm veriler seçilecektir. Ctrl + *(yıldız işareti) ile de bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. 

4-HÜCRE İÇERİSİNDE ALT SATIRA GEÇMEK

Eğer bir hücre içerisine yazdığınız satırı istediğiniz yerde alta geçirmek istiyorsanız hücre içerisinde Alt + Enter tuşlarını kullanarak satırı bir alta kaydırabilirsiniz. Sadece Enter tuşuna basmak bir alttaki hücreye gitmenizi sağlar. Bu madde en favori ipuçlarımdandır.

5-ROMEN RAKAMLARI

Bir sayının Romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz. A2 hücresinde 1976 sayısının olduğunu varsayalım. Eğer B2 hücresinde bu sayıyı Romen rakamı ile görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey B2 hücresine =ROMEN(A2) formülünü girmektir.

 6- SATIR VE SÜTUNLARI GİZLEMEK

Excel’de satırları hızlıca gizlemek için gizlenecek olan satırları seçin ve Ctrl+9 tuşlarına basın. Sütunları gizlemek için de Ctrl+0 tuşlarını kullanın.

7- BOŞ HÜCRELERİ SİLME

Bazı varsayılan veriler çeşitli nedenlerle boş görünebilir. Bunları silmeniz gerekiyorsa, bunun hızlı yolu tüm boş hücreleri filtrelemek ve tek bir tıklama ile onları silmek olacaktır. Filtrelemek istediğiniz sütunu seçin, Veri menüsünden Filtre’ye gidin. 

8- DURUM ÇUBUĞUNU KULLANMA

Bir Excel çalışma sayfasında bir dizi hücreyi seçtikten sonra bu seçim alanındaki bazı bilgileri Excel penceresinin hemen altındaki durum çubuğunda görebilirsiniz. Bu kutuda normalde seçtiğiniz hücredeki sayıların toplamı görüntülenir. Ancak bu kutunun üzerine gidip sağ fare düğmesine bastığınızda bir menü açılır. Bu menüden seçimle ilgili ortalama, sayı adedi, en büyük ve en küçük değerleri ve sayıların toplamını durum çubuğunda görebilirsiniz.

9- & İLE BİRLEŞTİRME 
Eğer & kullanımını biliyorsanız tüm o karmaşık formulasyonlar gereksizdir. Bu sembol ile serbestçe herhangi bir metin oluşturabilirsiniz. Farklı hücrelerde bulunan verileri bir hücrede birleştirmek için ilk olarak, oluşacak sonucu göstermek için bir hücre seçin ve =C2&" "&D2&" "&E2 gibi bir formül girin ve Enter'a tıklayın. C2, D2 ve E2 deki veriler  F2 hücresinde erhan öztürk 1976 olarak aralarda boşluklar verilmiş olarak görünecektir. 

10- BİR SÜTUNUN SONUNA VEYA BAŞINA GELME

Bir tabloda yüzlerce satır aşağıdasınız ve ilk veya son hücreye geri dönmeniz gerekiyor. Kaydırma işlemi işe yarıyor ancak zaman alıyor. En hızlı yol, bir sütunun üstüne gitmek için CTRL + ↑ (yukarı ok) veya bir sütunun altına gitmek için CTRL + ↓ (aşağı ok) tuşlarına basmaktır.

11- TEK SEFERDE BİRDEN FAZLA HÜCREYE AYNI VERİYİ YAZMA

Bazı nedenlerden dolayı, aynı şeyi (bu bir formül de olabilir basit bir kelime de olabilir.) bir çalışma sayfasındaki farklı hücrelere tekrar tekrar yazmanız gerekebilir. Bu çok zorlayıcı. Bu hücreler alt alta ise işimiz kolay. Sürükle bırakla bunu hepimiz kolayca yapabiliriz. Yalnız bu hücreler dağınık bir şekilde duruyorsa ne yapacağız?  Bunun için aynı verinin yazılacağı hücreleri sürükleyerek veya her birini tıklarken Ctrl tuşunu basılı tutarak tüm hücre kümesini tıklamanız gerekiyor öncelikle. Daha sonra tıklanılan son hücreye verinizi yazın ve ardından Ctrl + Enter tuşlarına basın. Yazdıklarınız seçilen her hücreye yazılacaktır.

12- HÜCREYE BAŞINDA 0 OLAN SAYI GİRMEK

Ne yazık ki başında 0 olan bir değer girdiğinizde, Excel genel sayısal biçimini uygular ve baştaki sıfırı atar. Bu değerler sayı gibi görünse de aslında metin olarak kullanılıyorsa, değerin önüne kesme işareti (') koymanız bu sorunu çözmenizi sağlayacaktır. Merak etmeyin kesme işareti yazıcıdan çıkmayacak ekranda da görünmeyecektir. Yalnızca formül çubuğunda bunu görebilirsiniz. Bazen bir hücreye tarih bilgisi girmek istediğinizde yazdığınız tarih değişik sayılara dönüşüyor ve düzeltmekte zorlanıyorsanız yine aynı yöntemi kullanabilirsiniz. Bunun için tarihin önüne yine kesme işareti (') koymanız yeterli olacaktır.

Excel'de Ufak İpuçları

Ctrl + ;   Bugünün tarihini ekler. 

Ctrl + :   Şu anki saati ekler.
Ctrl + 5   Hücredeki metnin üstünü çizer.
Ctrl + ,   Sayfadaki tüm formülleri gösterir. Tekrar basılırsa değerleri gösterir.
F2           Seçili olan hücreyi düzenlemeye başlar.
Shift + F10  İçinde bulunduğunuz hücrenin sağ tıklama menüsünü açar.

WORD İPUÇLARI

1- TEK SEFERDE TÜM KELİMEYİ SİLMEK 

Bu pek kullanılmayan kolay bir yöntemdir. Bir veya birkaç kelimeyi silmek için klavyede defalarca Backspace tuşuna basmak yerine tüm kelimeyi veya cümleleri ortadan kaldırmak için silmek istediğiniz kelimenin sonuna imleçle gelin ve Ctrl + Backspace tuşlarına birlikte basın böylece sıkıcı bir görevi çok daha kolay bir hale getirmenin mutluluğunu yaşayın.

2- TAM DAİRE VE KARE ÇİZMEK

Office programlarının çizim araç çubuğundan Elips veya Dikdörtgen şekillerini kullanırken tam bir daire veya tam bir kare yapmak istiyorsanız çizimi yaparken SHIFT tuşuna basın ve basılı tutun. Kare veya dairenin ortadan başlayarak çizilmesini sağlamak için de CTRL + SHIFT tuşlarına basılı tutun. 

3- SABİT EN BOY ORANI

Office belgelerindeki resim veya çizimlerin en-boy oranını yamultmadan büyütmek veya küçültmek için boyutunu değiştirmek istediğiniz şekli seçmeden klavyeden CTRL+SHIFT tuşlarına basılı tutun ve artık şeklin bir tarafından tutarak sürükleyin. 

4- SEÇİM İÇİN FARE TIKLAMASI

Silmek veya biçim özelliklerini değiştirmek istediğiniz kelimeyi satırı veya paragrafı seçmek için farenizi kullanabilirsiniz. Bir kelimeyi seçmek için farenizin sol tuşuna çift tıklayın veya tüm bir cümleyi veya bölümü seçmek için üç kez tıklayın. 

5- KALDIĞINIZ YERDEN DEVAM EDİN 

Üzerinde çalıştığınız belgede son çalıştığınız bölümü bulmak için değerli zamanınızı fare tekerleğini kaydırarak harcamayın. Sadece belgeyi açın ve SHIFT + 5 tuşlarına basın; Word sizi doğrudan en son düzenlediğiniz yere götürür.  

6- HIZLI BÜYÜK KÜÇÜK HARF DEĞİŞTİR

Word'de bir içerik seçin ve seçim durumunu hızlıca değiştirmek için Shift + F3 tuşlarına basın. Bu tuş kombinasyonu BÜYÜK HARF, küçük harf ve Tümce düzeni arasında hızlıca geçiş yapmanızı sağlar.

7- METİN İÇERİSİNDE FARKLI BİR SEÇİM

Çok kullandığım bu yöntem bir WORD veya PDF dökümanda belgedeki tüm satırları değilde yalnızca seçim yaptığım kısımları seçsin istediğimde kullandığım bir yöntemdir. Normalde bir word veya pdf dökümanda bir satırdan alt satırlara indiğinizde bütün satırlar seçilir. Eğer imleci seçim yapacağınız noktaya götürdükten sonra Ctrl + Alt + Shift tuşlarına basılı tutarak farenizin sol tuşuna basılı bir şekilde seçim yaparsanız seçtiğiniz kadar alan işaretlenmiş olacaktır. Daha sonra Kes - Kopyala -Yapıştır işlemlerini uygulayabilirsiniz.

Bugün sizlerle çokça kullanılan word ve excel programları ile ilgili çok bilinmeyen ama faydalı gördüğüm aklımda kalan ve kullandığım ipuçlarını paylaştım. Umarım faydalanırsınız. Kendinize çok iyi bakın. Sayfamı tanıdıklarınıza önermeyi, sosyal çevrenizde paylaşmayı ihmal etmeyin. Hoşçakalın.